Organizzazione logistica degli eventi

[Fabrizio]

...
Non sottovaluterei, per attrarre un maggior numero di visitatori, il modulo Segretaria....

Per me è ok, basta che sia under 30, anche se non ha esperienza

[Andrea]

Non ho dubbi che su questa nuova tipologia di modulo saremo tuTTi d'accordo!

[Docdelburg]

Espongo anch'io le mie considerazioni. Ho donato il cappio Galleria dell'Orso all'Associazione perchè sapevo (e purtroppo so) di poter essere assai poco presente alle manifestazioni mentre il cappio non poteva mancare. Potrei tenerlo presso di me ma dovrei poi portalo ogni volta per tempo al punto di raccolta pre-manifestazione fin tanto che non ci saranno altri cappi, ma non è questo il problema principale.
Il problema è il trasporto di alcuni moduli indispensabili con tutti gli accessori che servono (impianto elettrico, striscioni, teli, catenelle, affettatrici, salamini, vino.... !).
Anche il noleggio di un furgone (piccolo o grande a seconda delle necessità non fa poi tantissima differenza) diventa problematico non tanto per la spesa economica (anche se non trascurabile), ma per l'impegno che grava sempre su quelle 2-3 persone di cui non credo sia difficile individuare l'identità.
Così come non può gravare principalmente sulle spalle di Ed la gestione dell'impianto di alimentazione.
Dobbiamo quindi creare figure addestrate che si possano alternare al montaggio/conduzione/gestione del modulare.
I nuovi cappi a mio avviso, così come si stanno delineando, risponderanno più a criteri di sussidiarietà che di risparmio di spazio in occasione del trasporto.
Vorrei allora azzardare una proposta che sicuramente è complessa ma che rischia di dare un notevole sviluppo all'Associazione.
E se si sviluppa ulteriormente l'Associazione crescono le quote e aumenta l'indotto.
Studiamo un programma di partecipazione a manifestazioni che faccia percorrere un itinerario quanto più possibile ampio territorialmente parlando. Per esempio Verona, poi Roma, poi Pescara, poi Bologna e infine Genova. Quindi 5 o 6 manifestazioni importanti in un anno. I soliti dell'area milanese organizzano il tutto per portare moduli e materiali a Verona dove, in fase di smontaggio, gli amici del circondario si faranno carico di trovare un rimessaggio fino alla successiva manifestazione. Gli amici di Verona (e circondario) porteranno poi moduli e materiali a Roma per quella manifestazione dove i romani terranno i moduli fino alla successiva tappa a Pescara e così via.....
Se si studiano le tappe, le date (i possibili rimborsi) e la presenza di associati in loco potrebbe venirne fuori un tour nazionale mai realizzato prima, con rotazione delle persone impiegate che verrebbero istruite sul funzionamento del modulare durante la manifestazione che li riguarda più da vicino e un'inedita presenza sul territorio di una delle più giovani e dinamiche associazioni di modellismo ferroviario.
A muoversi con questa organizzazione sarebbero appunto quei 5-6 moduli (cappi e moduli di blocco) indispensabili e rimessabili anche in mezzo garage, mentre resterebbe libera (anche se preordinata) la presenza di tutti gli altri moduli a secondo della disponibilità dei singoli proprietari/realizzatori a partecipare alla manifestazione in programma.
Questi moduli "indispensabili" potrebbero essere periodicamente sostituiti da altri analoghi (moduli di blocco o cappi) per permetterne una rotazione/manutenzione/sostituzione.
Cosa ne pensate?

[cararci]

Le proposte di Mauro mi sembrano ragionevoli e risolutive.

[Andrea]

Io credo che l’idea di studiare un “programma di partecipazione a manifestazioni che faccia percorrere un itinerario quanto più possibile ampio territorialmente parlando” sia affascinante ma difficile da portare a termine per due ordini di motivi.
Innanzitutto la programmazione stessa degli eventi in quanto non si riesce a pianificare con largo anticipo la calendarizzazione degli stessi. Pensiamo all’evento di Como, l’opportunità è nata quasi per caso parlandone a Novegro e solo 45 giorni prima, abbiamo avuto la conferma che l’evento si sarebbe svolto.
Il secondo aspetto è la complessa organizzazione delle risorse umane e la movimentazione dei mezzi che ciò comporta.
Pensare di spostarsi da Verona a Roma, poi a Pescara e quindi a Genova spostando mezzi e persone, è qualcosa di estremamente complesso ed assai costoso. Pensiamo solo all’ultimo evento di Como dove ci siamo mossi con 8 auto stipate fino all’inverosimile. Io ho viaggiato con un modulo dietro il poggiatesta e non so cosa sarebbe accaduto se fossi stato tamponato sulla Milano Bergamo a 130km orari…
In questo caso avremmo dovuto parcheggiare i moduli (o parte di essi) e la montagna di materiale vario che abbiamo da qualche parte, nel comasco ed aspettare che i partecipanti dell’evento successivo (quale?) venissero a prenderli.
Credetemi, muovere la carovana GAS TT è veramente difficile dal punto di vista organizzativo (credo di essermi fatto una buona esperienza in questi due anni), per cui io vado nella direzione opposta da quella, comunque affascinante, proposta dal Doc.
Innanzitutto avremo nel 2016 una sede (così mi auguro) dove portare avanti il nostro progetto e fare in modo che una volta al mese vi sia il famoso “Porte aperte” con esposizione al pubblico del modulare o parte di esso. Per portare avanti l’idea di Mauro dovremmo avere due modulari (o comunque molti doppioni), uno itinerante per lo stivale e uno in sede.
Mi piace molto l’idea del “tour nazionale”, ma lo gestirei in maniera diametralmente opposta rispetto a quanto ventilato dal Doc ovvero con la creazione di “distaccamenti locali”.
E’ un termine brutto perché si potrebbe pensare che ciò crei disgregazione, ma a mio avviso non è così.
In questo modo avremmo la possibilità di fare molte più mostre durante l’anno e lungo lo stivale, con un relativo contenimento nei costi e minori disagi negli spostamenti. Poi nessuno vieta alla “sezione Lombarda” di partecipare ad un evento organizzato dalla “sezione Toscana”.
Un progetto del genere ci garantirebbe un’ampia visibilità e qui mi riallaccio alle riflessioni di Mauro in merito allo sviluppo dell'Associazione anche in termini di iscritti.
Pensiamo al caso Sardegna. Il Gruppo del Nord non credo riuscirà mai ad organizzare un evento in una location così lontana, ma sarebbe bello che gli associati sardi potessero un giorno presenziare ad una mostra per promuovere l’associazione e calamitare nuovi associati verso la scala TT ed il nostro progetto associativo.
Credo sarebbe molto bello anche per loro, stringerebbero molte nuove amicizie, ne sono certo.
Devo dire che Carlo (Rastelli), Massimiliano ed Andrea (Tomcat) questo tema lo hanno già affrontato ed alcuni problemi li hanno già risolti e solo per una questione di tempo quest’anno non si è riusciti a partecipare a Venturina.
Certo per Carlo (Arcidiacono) o Adolfo, la cosa sarebbe già più complessa, ma questo solo perché nei loro territori sono soli. Sono però convinto che partecipando ad eventi locali, si potrebbero trovare molte persone con le quali poter raccontare la filosofia del GAS TT.
Volete che non si trovino 10 persone in tutto il Lazio disposte ad aderire al nostro progetto? Ci vorrà del tempo ma sono certo sia possibile.
E’ per questo che concludo dicendo che sull’idea del Doc bisogna riflettere, ma bisogna capire come poterla gestire da un punto di vista operativo.
Il forum potrebbe darci una grossa mano anche in questo (la maggior parte di noi si sono conosciuti qui) ma una presenza sul territorio di certo ci aiuterebbe ancor di più.
Queste le mie riflessioni, lascio spazio agli altri per sapere cosa ne pensano.

P.S.: credo sarebbe comunque da istituzionalizzare un raduno annuo tra tutti noi, potrebbe essere Novegro ma anche un evento che potremmo pianificare nella nostra future sede (vedi evento di Bereguardo del CMP).

[marioscd]

Forse, anche se non subito ma in una logica di programmazione futura, potrebbe avere senso pensare ad almeno 3 aree geografiche di competenza ognuna delle quali dotata di equipaggiamento autonomo (mi riferisco a cappi di ritorno, scenografati o meno, consolle di alimentazione e dotazione ausiliaria quali catenelle e teli) con autonomia di gestione degli eventi di competenza (per esempio sezione nord con competenza fino a Bologna, sezione centro da Bologna a Napoli e sezione sud e isole). Se si riuscisse a formare un nucleo organizzativo per ogni area (con coordinamento dell'associazione) le attività potrebbero essere meglio pianificate e più capillari sul territorio (con possibilità di partecipazione anche ad eventi meno eclatanti di un Novegro o di un Verona ma comunque di grande impatto di pubblico come Como o Longarone insegnano) senza peraltro essere troppo onerose sul groppo dei "soliti noti".
Ovviamente agli eventi di competenza del gruppo territoriale autonomo nulla vieta (anzi, è auspicabile!) la partecipazione di chiunque altro voglia farlo a titolo personale o di piccolo gruppo.
Tra l'altro questa configurazione potrebbe finalmente spingere la diffusione di eventi modellistici anche un po' più a sud visto che la maggior parte di quelli "grossi" si svolgono principalmente al centro-nord.
Ovviamente perchè questa idea possa concretizzarsi è necessaria la costituzione di un nucleo di almeno tre/quattro volontari che si prendano carico dello stoccaggio dei materiali e dell'organizzazione locale. Sono convinto che, viste le ottime e disponibili persone che partecipano all'associazione, questo traguardo possa concretizzarsi facilmente... volere è potere!

ciao

[Andrea]

Riflessioni interessanti Mario, come sempre parlarne aiuta a mettere sul tavolo idee e proposte.
Il discorso delle "3 aree geografiche di competenza" rispecchia quanto avviene in diverse aziende a livello di organizzazione commerciale e distributiva. E’ più o meno così anche dove lavoro io, con la presenza di tre "Aree commerciali" ovvero Nord, Centro e Sud.
Esiste un "Direttore Commerciale" che ha la visione completa del territorio e dell'organizzazione distributiva, un "Area Manager" che ha appunto in carico la responsabilità di un’ area, quindi dei "District Manager" che seguono zono territoriali all'interno dell'area con l'obiettivo di aumentare le vendite e sviluppare la rete distributiva.
Nel nostro piccolo potremmo pensare di replicare una struttura simile avendo al tempo stesso una Direzione Generale che dovrebbe appunto essere rappresentata dalla futura sede.
E’ pacifico che ci vorrà del tempo, ma potrebbe essere la strada corretta da intraprendere.
Il passo successivo sarà quello di richiedere la quotazione del GAS TT, alla Borsa di Milano.

[liftman]

Il passo successivo sarà quello di richiedere la quotazione del GAS TT, alla Borsa di Milano.

questa borsa? http://www.parcoesposizioninovegro.it/l ... lismo.html

[Docdelburg]

Avevo pensato anch'io, inizialmente, alle macroaree o distretti, ma sono andato oltre per alcuni motivi che provo a esplicitare.
Una organizzazione "federale" si regge quando le federazioni sono economicamente autonome e contribuiscono al mantenimento della sovrastruttura o, viceversa, la sovrastruttura è forte e mantiene le sedi periferiche. E in questo senso si sta già parlando di una possibile lievitazione dei costi. La maggior parte dell'impegno ricadrebbe alla fine sempre sulle stesse persone (stesse persone probabilmente moltiplicato per il numero di distretti). Non ci sarebbe quella circolazione di moduli che sarebbe invece auspicabile, così quelli del sud non vedrebbero mai i moduli-chiave di quelli del nord e viceversa.
Se siamo qui a parlare di organizzazione logistica degli eventi è perchè siamo cresciuti, e continuiamo a farlo e stiamo perdendo quell'agilità da associazione giovane che ci permette(va) di decidere all'ultimo momento di partecipare ad un certo evento.

Non so, sarò forse più realista del re, ma in questa discussione mi sembra si voglia avere i vantaggi della grossa organizzazione mantenendo l'agilità del piccolo gruppo, così come di là si vorrebbero cappi poco ingombranti ma a moduli con la copertura o la linea elettrica. O forse avete ragione voi; se voglio qualcosa ......voglio il massimo!

[Fabrizio]

La proposta del Doc è molto bella e sarebbe una cosa straordinaria fare un tour in giro per l'Italia. Purtroppo concordo con la difficoltà organizzativa, ma l'idea di avere una estensione a tutta Italia è bella e io ne sono sempre stato un sostenitore, cosa che si può dedurre dagli interventi precedenti. Quindi, bene parlarne e bene trovare delle soluzioni per attuare questa cosa.
Ora però mi viene anche in mente che è necessario procedere per gradi. C'è il grosso problema di come gestire le prossime manifestazioni con ciò che abbiamo e il problema più grosso è quello della gestione logistica dei moduli ad oggi in nostra disponibilità.

A proposito di questo, mi sono letto e riletto più volte tutti gli interventi in questa discussione e sto cercando di capire se è possibile trovare una soluzione da proporre in modo che sia possibile accontentare tutti e soddisfare le necessità di tutti nel prossimo immediato.

Passando allo step successivo, ovvero quello di come estendere il GASTT a tutta Italia,

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Mi piace molto l’idea del “tour nazionale”, ma lo gestirei in maniera diametralmente opposta rispetto a quanto ventilato dal Doc ovvero con la creazione di “distaccamenti locali”.
E’ un termine brutto perché si potrebbe pensare che ciò crei disgregazione, ma a mio avviso non è così.
In questo modo avremmo la possibilità di fare molte più mostre durante l’anno e lungo lo stivale, con un relativo contenimento nei costi e minori disagi negli spostamenti. Poi nessuno vieta alla “sezione Lombarda” di partecipare ad un evento organizzato dalla “sezione Toscana”.
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Volete che non si trovino 10 persone in tutto il Lazio disposte ad aderire al nostro progetto? .....

le proposte che mi sembrano più attuabili sono quelle fatte da Andrea e Mario, ovvero di creare distaccamenti sparsi per l'Italia.

Giustissime le considerazioni del Doc e di Mario

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Ovviamente perchè questa idea possa concretizzarsi è necessaria la costituzione di un nucleo di almeno tre/quattro volontari che si prendano carico dello stoccaggio dei materiali e dell'organizzazione locale. ....

.... La maggior parte dell'impegno ricadrebbe alla fine sempre sulle stesse persone (stesse persone probabilmente moltiplicato per il numero di distretti).....

Credo che tutto questo possa essere agevolato dall'avere sparsi, anche all'interno dello stesso territorio, più cappi e più moduli di blocco, oltre che ai moduli "normali". Statisticamente, essendoci più cappi e più moduli di blocco in gestione ai singoli è più facile che si possa mettere in piedi un modulare senza accentrare troppo il lavoro e consentendo di trasportare dalla "filiale locale" solo i materiali d'uso comune. limitando appunto il lavoro dei "soliti noti" a livello locale. Una cosa analoga, credo, possa valere per il fatto economico. Di sicuro, dalla sede centrale, qualcosa dovrà fluire per i materiali d'uso comune alle sedi locali. Ma se si limita al minimo indispensabile il materiale d'uso comune, facendo in modo che ognuno gestisca in proprio il suo modulo (portandosi al limite anche anche cavo elettrico, graffetta per catenella, bulloni e magari pure alimentatore) si limita automaticamente esborso ma sopratutto eccesso il carico di lavoro dei "soliti noti" locali.

Come si diceva, poi, nulla vieta che un gruppo locale possa accentrarsi e prevedere di spostarsi assieme, verso una sede di mostra lontana presumibilmente noleggiando un furgone.

Nell'immediato, secondo me, un discorso analogo vale per la più prossima sede, ovvero quella centrale, che per ora è quella all'orizzonte.

[Edgardo_Rosatti]

Letto tutto e mi piace, ma fino a quando non avremo cappi e moduli di blocco alternativi supportati da infrastuttura annessa; alimentatori, cavi, telo, catenelle, ecc. la vedo molto dura.
Non faccio una lista dettagliata del materiale occorrente perchè la conoscete.

PS: il mio modulo di blocco è attualmente in officina per la manutenzione che durerà un bel po'.

Rinnovo qui gli auguri di buone feste a tutti

Edgardo

[MarcoMN]

Non so dove postare quindi scrivo qui:

per quanto riguarda la mia area geografica (pongo un limite di 200/250 km Andare e altrettanto a venire) consultatemi circa disponibilità a effettuare trasferimenti per partecipare a manifestazioni, usando questo "coso" qui:

Immagine:

87,67 KB


Penso che un piano da 2m x 1.47 con telo protettivo non sia poi, inutile ^___^

Potrebbe essere utile per unire l'asse Nord/Sud, ma anche Est/Ovest, dato che Mantova sta circa al centro del Nord Italia, vicino a un nodo autostradale molto tattico.

[cararci]

Penso che la tua offerta, Marco, sia da prendere seriamente in considerazione. In quelle misure stanno 4 moduli da 1 x 0.55, purché non più alti di 30 cm., credo.

[MarcoMN]

Le protezioni laterali si possono rialzare, Carlo. Appena posso lo faccio modificare cosí, anche perché mi servirà per altro. Diciamo che si puó arrivare a 70/80 cm senza problemi.
Attualmente posso confermare che porta minimo 4 moduli e altra mercanzia.

[Andrea]

Buono a sapersi Marco, potrebbe sempre risultare utile.